Inventaire des charges en bail commercial : répartition et règles loi Pinel
Avant la loi Pinel du 18 juin 2014, le bail commercial était un terrain de liberté quasi totale en matière de charges. Le bailleur pouvait transférer au preneur la quasi-intégralité des dépenses liées à l'immeuble - y compris les grosses réparations, les honoraires de gestion, voire les charges de locaux vacants. Le locataire signait sans toujours mesurer l'ampleur de ce qu'il acceptait.
L'article L. 145-40-2 du Code de commerce, créé par la loi n° 2014-626 du 18 juin 2014 et précisé par le décret n° 2014-1317 du 3 novembre 2014, a changé la donne.
Le texte impose désormais un inventaire précis et limitatif des charges, et interdit certaines imputations au locataire. Il s'applique aux baux conclus ou renouvelés depuis le 1er septembre 2014.
Quelles charges le bailleur peut-il encore imputer au locataire ? Lesquelles sont définitivement exclues ? Et quelles marges de manœuvre les clauses du bail conservent-elles ?
I. L'obligation d'inventaire : ce que le bail doit contenir
L'article L. 145-40-2 du Code de commerce pose une exigence simple dans son principe : tout bail commercial doit comporter « un inventaire précis et limitatif des catégories de charges, impôts, taxes et redevances liés à ce bail, comportant l'indication de leur répartition entre le bailleur et le locataire ».
Concrètement, le bail doit lister chaque catégorie de dépenses de manière précise sans pouvoir indiquer, comme c’était le cas auparavant : « le preneur supportera toutes charges de quelque nature que ce soit ».
A. L'état récapitulatif annuel
Le bailleur doit communiquer au locataire un état récapitulatif annuel, incluant la liquidation et la régularisation des comptes de charges. L'article R. 145-36 du Code de commerce fixe la date limite au 30 septembre de l'année suivante - ou, en copropriété, dans les trois mois de la reddition des charges de copropriété.
B. L'obligation de communication des justificatifs : « adresser » et non « mettre à disposition »
Ce point vient d'être tranché par un arrêt publié au Bulletin.
Dans l'affaire SCI Audition.fr c/ Cabinet Thevenet, une bailleresse avait donné à bail commercial des bureaux à compter du 1er juillet 2015. En mars 2019, elle signifie un commandement de payer visant des charges. La locataire conteste : elle reproche à la bailleresse de n'avoir jamais transmis les justificatifs des charges réclamées, se contentant de les tenir à disposition dans ses locaux.
La Cour d'appel de Versailles, dans son arrêt du 25 janvier 2024 donne raison à la bailleresse : elle considère que la mise à disposition des factures suffit et prononce la résiliation du bail aux torts de la locataire.
La Cour de cassation casse (Civ. 3e, 29 janvier 2026, n°24-14.982). Elle pose deux règles :
Le bailleur doit justifier l'existence et le montant de chaque charge imputée au locataire. C'est à lui que la charge de la preuve incombe, pas au locataire de démontrer le trop-versé ;
Le bailleur doit adresser les justificatifs au locataire qui en fait la demande, et non simplement les tenir à sa disposition. L'article R. 145-36, alinéa 2, du Code de commerce emploie le verbe « communiquer » - la Cour de cassation en déduit une obligation de transmission effective.
La conséquence est directe : le bailleur qui se contente de mettre les factures à disposition sans les transmettre manque à son obligation. Il s'expose à l'écartement de ses demandes de régularisation et à la restitution des provisions perçues.
C. L'information sur les charges nouvelles
En cours de bail, le bailleur informe le locataire des charges, impôts, taxes et redevances nouveaux. Le texte ne fixe pas de délai, mais la logique veut que l'information intervienne avant l'appel de charges correspondant.
II. Les charges récupérables sur le locataire
Le principe demeure celui de la liberté contractuelle, mais est désormais plus encadré. Le bail peut mettre à la charge du locataire l'essentiel des dépenses d'exploitation courante, à condition de les identifier dans l'inventaire.
A. Charges d'entretien et de fonctionnement
Toutes les réparations autres que les grosses réparations de l'article 606 du Code civil peuvent être imputées au preneur : entretien courant, réparations locatives, menu entretien des parties communes. Les charges de copropriété courantes (nettoyage, éclairage, espaces verts, ascenseurs, gardiennage) sont récupérables dès lors que le bail les prévoit.
B. Taxe foncière et taxes additionnelles
L'article R. 145-35 du Code de commerce autorise expressément l'imputation au locataire de la taxe foncière et des taxes additionnelles. C'est l'exception au principe qui interdit de transférer au locataire les impôts dont le redevable légal est le bailleur. Encore faut-il que le bail le stipule clairement.
La Cour de cassation (Civ. 3e, 28 septembre 2022, n°21-20.294) a jugé que la taxe foncière ne pouvait être mise à la charge du preneur qu'en vertu d'une stipulation expresse du bail.
C. Impôts, taxes et redevances liés à l'usage
Les impôts, taxes et redevances liés à l'usage du local ou à un service dont le locataire bénéficie directement ou indirectement sont récupérables : taxe d'enlèvement des ordures ménagères, taxe de balayage, redevance d'assainissement.
D. Travaux d'embellissement
Les travaux d'embellissement dont le montant n'excède pas le coût du remplacement à l'identique échappent au régime protecteur des grosses réparations. Ces travaux restent à la charge du locataire si le bail le prévoit, tant qu'ils ne dépassent pas ce seuil.
III. Les cinq interdictions de l'article R. 145-35 du Code de commerce
Le décret du 3 novembre 2014 dresse la liste des charges qui ne peuvent en aucun cas être imputées au locataire. Ces interdictions sont d'ordre public pour les baux conclus ou renouvelés depuis son entrée en vigueur.
1. Les grosses réparations de l'article 606 du Code civil
Gros murs, voûtes, rétablissement des poutres et des couvertures entières, digues, murs de soutènement et de clôture en entier. Les honoraires liés à ces travaux sont également exclus. L'article 606 du Code civil date de 1804, et sa liste reste limitative - la Cour de cassation n'en a jamais élargi le périmètre.
2. Les travaux de vétusté ou de mise en conformité relevant des grosses réparations
Le texte vise les travaux rendus nécessaires par l'usure naturelle de l'immeuble ou par une obligation réglementaire nouvelle, quand ils portent sur les éléments visés à l'article 606 du Code civil.
La Cour de cassation a rappelé (Civ. 3e, 30 juin 2021, n°20-12.821) qu'une clause limitant les réparations du bailleur à la seule vétusté ne le décharge pas de son obligation de délivrance : le preneur ne peut être contraint de supporter des travaux qui incombent au bailleur par nature.
3. Les impôts dont le redevable légal est le bailleur
À l'exception de la taxe foncière et de ses additionnelles, et des taxes liées à l'usage du local. La contribution économique territoriale (ex-taxe professionnelle) est expressément citée parmi les charges non récupérables.
4. Les honoraires de gestion locative
Les frais que le bailleur engage pour gérer ses loyers (honoraires de mandataire, frais d'administration) restent à sa charge exclusive.
5. Les charges des locaux vacants
Dans un ensemble immobilier comportant plusieurs locataires, les charges, impôts et coûts de travaux relatifs aux locaux vacants ou imputables à d'autres locataires ne peuvent être reportés sur les locataires en place. Chacun ne paie que sa quote-part.
IV. La répartition dans les ensembles immobiliers
L'article L. 145-40-2 du Code de commerce prévoit que la répartition des charges entre locataires d'un même ensemble immobilier est « fonction de la surface exploitée ».
Le montant des impôts, taxes et redevances imputables au locataire « correspond strictement au local occupé par chaque locataire et à la quote-part des parties communes nécessaires à l'exploitation de la chose louée ».
La surface exploitée est donc le critère légal de répartition. Toutefois, l'article R. 145-35 du Code de commerce in fine autorise une pondération conventionnelle : les parties peuvent convenir d'un coefficient correcteur, à condition que ces pondérations soient portées à la connaissance des locataires. L'activité exercée, l'étage, l'accessibilité ou la vitrine peuvent justifier un ajustement - mais le bailleur doit le formaliser et le communiquer.
En cours de bail, le bailleur est tenu d'informer les locataires de tout élément susceptible de modifier cette répartition : départ d'un locataire, changement d'affectation d'un lot, travaux modifiant les surfaces.
V. L'obligation d'information sur les travaux
Le dispositif Pinel ne se limite pas aux charges courantes. L'article L. 145-40-2 du Code de commerce impose au bailleur de communiquer au locataire, à la conclusion du bail puis tous les trois ans, deux documents :
Un état prévisionnel des travaux envisagés dans les trois années suivantes, avec budget prévisionnel ;
Un état récapitulatif des travaux réalisés dans les trois années précédentes, avec leur coût.
L'article R. 145-37 du Code de commerce précise que ces informations sont communiquées dans les deux mois de chaque échéance triennale. Le locataire peut demander les justificatifs du montant des travaux.
Cette obligation de transparence permet au preneur d'anticiper l'impact financier des travaux sur ses charges, et de vérifier que le bailleur ne lui impute pas des dépenses relevant des grosses réparations.
VI. Le sort des baux anciens
Les dispositions de l'article L. 145-40-2 du Code de commerce s'appliquent aux baux conclus ou renouvelés à compter du 1er septembre 2014. Les dispositions réglementaires (R. 145-35 et suivants du Code de commerce) s'appliquent aux baux conclus ou renouvelés à compter du 6 novembre 2014.
Pour les baux antérieurs qui n'ont pas encore été renouvelés, l'ancien régime de liberté contractuelle continue de s'appliquer. Le bailleur peut y imputer les grosses réparations si le bail le prévoit. Mais au renouvellement, le bail devra se conformer au nouveau cadre : inventaire, interdictions, états récapitulatifs.
Un point de vigilance : la tacite prolongation au-delà du terme n'est pas un renouvellement au sens du texte. Seul le renouvellement formel déclenche l'application du nouveau régime.
VII. Sanctions et contentieux
L'article L. 145-40-2 du Code de commerce est un texte d'ordre public, au moins pour les baux soumis au dispositif Pinel. L'absence d'inventaire dans le bail ou l'imputation de charges interdites expose le bailleur à plusieurs risques.
A. Contestation des appels de charges et répétition de l'indu
Le locataire peut contester les appels de charges et demander la restitution des sommes indûment versées.
La charge de la preuve pèse sur le bailleur : c'est à lui de justifier l'existence et le montant de chaque charge imputée. La Cour de cassation (Civ. 3e, 28 septembre 2022, n°21-20.294) sanctionne les Cours d'appel qui se contentent de constater la production de tableaux récapitulatifs sans vérifier que le bailleur démontre réellement sa créance.
L'arrêt du 29 janvier 2026 (n°24-14.982) renforce cette exigence : le défaut de transmission effective des justificatifs - même si les documents existent et sont accessibles - constitue un manquement. La bailleresse qui avait pourtant produit des courriers de reddition listant les dépenses poste par poste a vu l'arrêt d'appel cassé pour n'avoir pas adressé les justificatifs à la locataire qui les avait réclamés.
B. Défaut d'inventaire
La cour d’appel de Versailles, dans son arrêt du 7 mars 2024 (n°22/05759) a estimé que l’existence seule de la clause prévoyant la faculté de refacturer les charges, sans inventaire, constituait un contournement des dispositions impératives de l’article L. 145-40-2 du code de commerce imposant « un inventaire précis et limitatif des catégories de charges, impôts, taxes et redevances (…), comportant l’indication de leur répartition entre le bailleur et le locataire. »
C. Incidence sur le commandement de payer
Un commandement de payer fondé sur des charges dont les justificatifs n'ont pas été régulièrement communiqués est contestable. L'affaire Audition.fr c/ Cabinet Thevenet (Civ. 3e, 29 janvier 2026, précité) le confirme : la Cour de cassation casse l'arrêt qui avait prononcé la résiliation du bail sur le fondement d'un tel commandement, au motif que la bailleresse n'avait pas satisfait à son obligation de communication.
VIII. Conseils pratiques
Pour le bailleur
Il est essentiel de rédiger un inventaire détaillé dès la conclusion du bail, poste par poste et de distinguer clairement les charges d'exploitation, les impôts et taxes, et les travaux.
Il doit également mettre en place un suivi annuel et adresser l'état récapitulatif avant le 30 septembre - par lettre recommandée ou par tout moyen permettant de prouver la date d'envoi.
Toute demande du locataire des justificatifs doit donner lieu à un envoi effectif. Depuis l'arrêt du 29 janvier 2026, la mise à disposition ne suffit plus. Il faut privilégier l'envoi par lettre recommandée avec accusé de réception ou par voie électronique avec accusé.
Pour le locataire
Il doit vérifier que le bail comporte un inventaire conforme à l'article L. 145-40-2 avant de signer et demander chaque année les justificatifs des charges par lettre recommandée avec accusé de réception - cette formalité constitue un levier solide pour contester un commandement de payer fondé sur des charges non justifiées.
Il doit également contrôler que le bailleur ne fait pas supporter les charges de locaux vacants ni les grosses réparations. En cas de doute, demander la ventilation détaillée par poste et par locataire.
Au renouvellement, il doit exiger la mise en conformité du bail, si ce dernier n’est pas conforme.
Cet article est publié à titre informatif et ne constitue pas une consultation juridique personnalisée. Pour toute question relative à la répartition des charges de votre bail commercial, contactez le Cabinet.