Charges récupérables et justificatifs - Bail commercial

Par un arrêt du 29 janvier 2026, la Cour de cassation précise que pour satisfaire à son obligation de communication des justificatifs du montant des charges, impôts, taxes et redevances imputés au locataire prévue par le dernier alinéa de l'article R145-36 du Code de commerce, le bailleur doit les adresser au locataire qui lui en fait la demande, sans pouvoir seulement les tenir à sa disposition.

1. Rappel des faits et de la procédure

Par acte du 11 avril 2015, la société civile immobilière Audition.fr (la bailleresse) a donné à bail commercial à la société Cabinet Thevenet (la locataire) des locaux à usage exclusif de bureaux, pour une durée de neuf ans à compter du 1er juillet 2015.

Le 15 mars 2019, la bailleresse a signifié à la locataire un commandement de payer des charges visant la clause résolutoire insérée au bail. La locataire a aussitôt réagi en assignant la bailleresse en contestation du commandement de payer et en indemnisation.

La locataire soutenait notamment que la bailleresse avait manqué à son obligation de communication des justificatifs de charges en se bornant à mettre les factures à sa disposition, sans les lui adresser directement, alors qu'elle en avait fait expressément la demande.

2. L'arrêt de la Cour d'appel de Versailles

Par un arrêt du 25 janvier 2024, la Cour d'appel de Versailles (chambre civile 1-6, n°22/07397) a confirmé la condamnation de la locataire au paiement de divers rappels de charges et a prononcé la résiliation judiciaire du bail à ses torts exclusifs.

S'agissant de la communication des justificatifs de charges, la Cour d'appel avait retenu que la bailleresse avait satisfait à son obligation au motif que les différentes factures justifiant les dépenses avaient été mises à disposition de la locataire, et que celle-ci ne pouvait lui reprocher le défaut d'envoi des justificatifs dès lors qu'elle ne contestait pas leur mise à disposition.

La Cour d'appel avait ainsi opéré une distinction entre l'envoi des justificatifs et leur mise à disposition, estimant que cette dernière modalité suffisait à satisfaire l'obligation légale.

3. le bailleur peut-il satisfaire à son obligation de communication des justificatifs de charges en se bornant à les mettre à la disposition du locataire, sans les lui adresser ?

La locataire formait un pourvoi en cassation en faisant valoir que le bailleur doit communiquer les justificatifs au locataire qui les demande, et non se contenter de les tenir à sa disposition. Elle invoquait la violation des articles L145-40-2 et R145-36 du Code de commerce, ainsi que de l'article 1353 du Code civil relatif à la charge de la preuve.

4. La solution de la Cour de cassation : une obligation d'envoi, pas de simple mise à disposition

Par son arrêt du 29 janvier 2026, la troisième chambre civile de la Cour de cassation casse l'arrêt d'appel, au visa des articles 1353 du Code civil et L145-40-2 et R145-36 du Code de commerce.

La Haute juridiction rappelle le cadre textuel applicable :

  • Aux termes de l'article L145-40-2 du Code de commerce, tout contrat de location comporte un inventaire précis et limitatif des catégories de charges, impôts, taxes et redevances liés au bail, comportant l'indication de leur répartition entre le bailleur et le locataire, et donnant lieu à un état récapitulatif annuel adressé par le bailleur au locataire ;

  • Aux termes du dernier alinéa de l'article R. 145-36 du Code de commerce, le bailleur communique au locataire, à sa demande, tout document justifiant le montant des charges, impôts, taxes et redevances imputés à celui-ci.

La Cour en tire deux enseignements distincts :

  • D'une part, le bailleur doit, pour conserver les sommes versées au titre des provisions sur charges ou pour en obtenir le paiement, justifier de l'existence et du montant de celles-ci (charge de la preuve - art. 1353, al. 1er, C. civ.) ;

  • D'autre part — et c'est le point central de l'arrêt —, le bailleur doit, pour satisfaire à son obligation de communication, adresser les justificatifs au locataire qui lui en fait la demande, sans pouvoir seulement les tenir à sa disposition.

En conséquence, la Cour censure l'arrêt d'appel qui avait validé la simple mise à disposition des factures, sans constater que la bailleresse avait effectivement adressé les justificatifs à la locataire qui les avait réclamés.

5. Portée et enseignements pratiques

Cet arrêt, publié au Bulletin, présente une portée certaine pour la pratique des baux commerciaux, à plusieurs égards.

En premier lieu, il tranche une question restée jusqu'alors incertaine en jurisprudence : la distinction entre communication et mise à disposition des justificatifs de charges. La Cour opte pour une interprétation stricte du texte réglementaire, en retenant que l'obligation imposée au bailleur est une obligation d'envoi, et non de simple accessibilité.

En deuxième lieu, l'arrêt rappelle que le bailleur supporte la charge de la preuve de l'existence et du montant des charges réclamées (article 1353, alinéa 1er du Code civil). Des courriers de reddition de charges listant les postes de dépenses peuvent constituer un commencement de preuve, mais ne dispensent pas le bailleur de produire les justificatifs eux-mêmes et de les avoir effectivement transmis au locataire qui les a demandés.

En troisième lieu, cet arrêt s'inscrit dans la logique de transparence instaurée par la loi Pinel du 18 juin 2014 et son décret d'application du 3 novembre 2014, qui ont renforcé les obligations du bailleur en matière de charges récupérables, notamment par l'introduction des articles L145-40-2 et R145-36 dans le Code de commerce. Ces dispositions, issues du statut des baux commerciaux, ont pour finalité de permettre au locataire de vérifier la réalité et le montant des charges qui lui sont imputées.

6. Conséquences pratiques pour les praticiens

Au regard de cet arrêt, plusieurs recommandations s'imposent :

  • Pour les bailleurs et leurs conseils : toute demande de justificatifs de charges émanant du locataire doit être suivie d'un envoi effectif des documents (par lettre recommandée avec accusé de réception ou par voie électronique avec accusé de réception), et non d'une simple invitation à venir les consulter. À défaut, le bailleur s'expose à ce que ses demandes de régularisation de charges soient écartées et à devoir restituer les provisions perçues ; 

  • Pour les locataires et leurs conseils : en cas de litige sur le montant des charges, il est recommandé d'adresser une demande formelle de communication des justificatifs par lettre recommandée avec accusé de réception. En l'absence de réponse ou en cas de simple mise à disposition, le locataire disposera d'un moyen solide pour contester le commandement de payer visant la clause résolutoire fondé sur des impayés de charges — comme l'illustre le présent arrêt, dans lequel la clause résolutoire a été déclarée sans fondement.

Il convient par ailleurs de rappeler que le commandement de payer des charges visant la clause résolutoire n'est valable que si les charges réclamées sont justifiées dans leur existence et leur montant. Un commandement fondé sur des charges dont les justificatifs n'ont pas été régulièrement communiqués au locataire est susceptible d'être annulé — ce qu'a d'ailleurs confirmé la Cour de cassation en maintenant l'annulation du commandement de payer en l'espèce.

Benjamin Vidal