État des lieux et bail commercial : obligations et contentieux
L'état des lieux constitue une formalité incontournable à l'entrée et à la sortie de tout bail commercial. Rendu obligatoire par la loi Pinel du 18 juin 2014, il est désormais régi par l'article L. 145-40-1 du Code de commerce, dont les dispositions sont d'ordre public. En l'absence d'état des lieux d'entrée, le preneur est présumé avoir reçu les locaux en bon état. En l'absence d'état des lieux de sortie, le bailleur perd l'essentiel de ses moyens de preuve. Souvent négligé ou expédié, cet acte conditionne pourtant l'ensemble du contentieux de fin de bail.
I. L'obligation légale d'établir un état des lieux : un apport de la loi Pinel
A. La situation avant la loi du 18 juin 2014
Avant la loi n° 2014-626 du 18 juin 2014 relative à l'artisanat, au commerce et aux très petites entreprises, dite loi Pinel, aucune disposition légale ou réglementaire n'imposait l'établissement d'un état des lieux dans le cadre d'un bail commercial. Cette lacune était source d'insécurité pour les deux parties.
Le locataire avait néanmoins un intérêt évident à faire constater l'état des lieux à son entrée, en raison de la présomption posée par l'article 1731 du Code civil, qui dispose que :
« s'il n'a pas été fait d'état des lieux, le preneur est présumé les avoir reçus en bon état de réparations locatives, et doit les rendre tels, sauf la preuve contraire ».
Cette présomption simple, favorable au bailleur, était la seule règle applicable avant la réforme.
B. L'article L. 145-40-1 du Code de commerce : le texte fondateur
La loi Pinel a introduit l'article L. 145-40-1 du Code de commerce, qui dispose :
« Lors de la prise de possession des locaux par le locataire en cas de conclusion d'un bail, de cession du droit au bail, de cession ou de mutation à titre gratuit du fonds et lors de la restitution des locaux, un état des lieux est établi contradictoirement et amiablement par le bailleur et le locataire ou par un tiers mandaté par eux. L'état des lieux est joint au contrat de location ou, à défaut, conservé par chacune des parties. Si l'état des lieux ne peut être établi dans les conditions prévues au premier alinéa, il est établi par un huissier de justice, sur l'initiative de la partie la plus diligente, à frais partagés par moitié entre le bailleur et le locataire. Le bailleur qui n'a pas fait toutes diligences pour la réalisation de l'état des lieux ne peut invoquer la présomption de l'article 1731 du Code civil. »
Les dispositions de cet article sont d'ordre public, en application de l'article L. 145-15 du Code de commerce.
Toute clause du bail qui y dérogerait serait réputée non écrite. Il s'agit d'une disposition protectrice des deux parties, à laquelle elles ne peuvent renoncer par avance.
C. La valeur probatoire renforcée des constats de Commissaire de justice
Depuis la loi n° 2010-1609 du 22 décembre 2010, les constatations des huissiers de justice - désormais Commissaires de justice - « font foi jusqu'à preuve contraire » (Ordonnance n° 45-2592, 2 nov. 1945, art. 1er). Auparavant, ces constatations « n'avaient que la valeur de simples renseignements ».
Cette évolution renforce considérablement l'intérêt de faire dresser l'état des lieux par un Commissaire de justice, dont le constat s'impose comme la preuve la plus robuste disponible.
II. Le champ d'application de l'obligation
A. Les cas déclencheurs de l'obligation
L'article L. 145-40-1 du Code de commerce impose l'établissement d'un état des lieux dans quatre situations distinctes :
Lors de la conclusion d'un bail commercial : c'est le cas le plus fréquent, lors de la prise de possession initiale des locaux par le preneur ;
Lors de la cession du droit au bail : le nouvel entrant doit se voir remettre un état des lieux contradictoire avec le bailleur ;
Lors de la cession ou de la mutation à titre gratuit du fonds de commerce : la transmission du fonds à titre onéreux (vente) ou à titre gratuit (donation, succession) déclenche l'obligation ;
Lors de la restitution des locaux : à l'expiration du bail, en cas de résiliation amiable, ou à la suite d'une décision judiciaire d'expulsion.
Point d'attention - Cession de fonds de commerce
En cas de cession de fonds de commerce, le bailleur peut n'être informé de la cession qu'après qu'elle est déjà intervenue. Il ne pourra pas alors organiser l'état des lieux au jour exact de la prise de possession. Or, c'est sur lui que pèse la sanction en cas d'absence de diligences. Le bailleur a donc intérêt à stipuler dans le bail une clause d'information préalable à toute cession, afin de pouvoir se ménager la preuve de ses diligences pour l'organisation de l'état des lieux.
B. Le cas du renouvellement de bail
L'hypothèse du renouvellement n'est pas expressément visée par l'article L. 145-40-1 du Code de commerce.
En cas de renouvellement, le preneur ne prend pas matériellement possession de nouveaux locaux puisqu'il les occupe déjà depuis longtemps. Il est donc difficile de soutenir que l'obligation s'impose dans ce cas.
Toutefois, le bail renouvelé est juridiquement un nouveau bail, et la notion de « prise de possession » pourrait être interprétée de façon juridique plutôt que matérielle.
Néanmoins, dans le doute, il semble préférable de dresser un état des lieux en cas de renouvellement.
Cette prudence est justifiée : le renouvellement crée un nouveau rapport locatif, et l'état des lieux permettra de figer la situation des locaux à la date de départ du nouveau bail.
C. L'exclusion des baux dérogatoires
L'article L. 145-40-1 ne s'applique pas aux baux dérogatoires conclus en application de l'article L. 145-5 du Code de commerce. Cette exclusion est logique : le bail dérogatoire est un régime d'exception, à courte durée (maximum trois ans), qui échappe au statut des baux commerciaux.
En pratique, il demeure néanmoins vivement conseillé d'établir un état des lieux lors de la conclusion d'un bail dérogatoire, en raison de la présomption de l'article 1731 du Code civil qui s'applique à tout contrat de louage, quelle qu'en soit la nature.
D. L'application dans le temps
Le point II de l'article 13 de la loi Pinel prévoit une disposition transitoire : « pour les baux conclus avant l'entrée en vigueur de la présente loi, l'article L. 145-40-1 du Code de commerce s'applique à toute restitution d'un local dès lors qu'un état des lieux a été établi lors de la prise de possession ».
Ainsi, l'obligation d'état des lieux de sortie s'impose même pour les baux conclus avant le 20 juin 2014 (date d'entrée en vigueur de la loi), à condition qu'un état des lieux d'entrée ait été établi lors de la prise de possession.
S'agissant de l'état des lieux d'entrée, la loi ne comporte aucune disposition transitoire : il doit être établi pour les baux conclus à compter du 20 juin 2014.
III. Les modalités d'établissement
A. Le caractère contradictoire et amiable
L'état des lieux doit être établi contradictoirement et amiablement par le bailleur et le locataire, ou par un tiers mandaté par eux. Le caractère contradictoire signifie que les deux parties doivent être présentes ou représentées lors de l'établissement de l'acte, et que chacune peut faire valoir ses observations.
L'état des lieux doit être joint au contrat de location ou, à défaut, conservé par chacune des parties. Les baux commerciaux étant le plus souvent signés avant la prise de possession, l'état des lieux d'entrée ne pourra être joint à l'acte que postérieurement à sa signature.
B. Le recours au commissaire de justice en cas de désaccord
Si les parties ne parviennent pas à un accord amiable, l'état des lieux est établi par un Commissaire de justice (anciennement huissier de justice), sur l'initiative de la partie la plus diligente, à frais partagés par moitié entre le bailleur et le locataire.
Compte tenu de la valeur probatoire renforcée des constats de commissaire de justice (foi jusqu'à preuve contraire), il est recommandé de recourir systématiquement à un Commissaire de justice pour tout état des lieux portant sur des locaux de valeur ou lorsque les relations entre les parties sont tendues.
C. Le contenu de l'état des lieux
Un état des lieux rigoureux doit décrire, pièce par pièce :
l'état des revêtements de sol (carrelage, parquet, moquette) avec mention des défauts existants ;
l'état des murs et plafonds (peinture, papier peint, fissures, traces d'humidité) ;
l'état des menuiseries intérieures et extérieures (portes, fenêtres, volets, rideaux métalliques) ;
l'état des équipements sanitaires et de plomberie ;
l'état des installations électriques apparentes et du tableau électrique ;
le fonctionnement des systèmes de chauffage, climatisation et ventilation ;
l'état de la devanture commerciale et des enseignes ;
le nombre et la désignation des clés et moyens d'accès remis.
Les relevés de compteurs (eau, électricité, gaz) doivent impérativement figurer dans l'état des lieux d'entrée.
IV. Les sanctions de l'absence d'état des lieux
A. La sanction à l'égard du bailleur : perte de la présomption de l'article 1731 du Code civil
L'article L. 145-40-1 du Code de commerce dispose que « le bailleur qui n'a pas fait toutes diligences pour la réalisation de l'état des lieux ne peut invoquer la présomption de l'article 1731 du Code civil ».
Cette sanction est lourde de conséquences : le bailleur qui ne peut se prévaloir de la présomption de bon état doit rapporter la preuve des dégradations par tout autre moyen.
Il ne suffit donc pas que l'état des lieux soit absent : encore faut-il que le bailleur n'ait pas fait toutes diligences pour sa réalisation. Le bailleur qui a tenté d'organiser l'état des lieux mais s'est heurté au refus du preneur conservera la présomption. Il a donc intérêt à se ménager la preuve de ses diligences (courriers, courriels, convocations avec accusé de réception).
B. La présomption de l'article 1731 du Code civil : une présomption simple
Lorsqu'aucun état des lieux n'a été établi, la présomption posée par l'article 1731 est une présomption simple, susceptible de preuve contraire (Cass. 3e civ., 23 mai 2002, n° 00-13.144).
Toutefois, cette preuve contraire est délicate à rapporter. La Cour d'appel de Versailles a jugé que la production de photographies dont la date n'est pas établie n'est pas pertinente pour renverser la présomption (CA Versailles, 12ech., 12 sept. 2019, n° 18/04845). Les photographies, pour être utiles, doivent être datées de façon certaine - par exemple via un service d'horodatage ou en les joignant à un constat de commissaire de justice.
C. Les conséquences pour le preneur en l'absence d'état des lieux d'entrée
En l'absence d'état des lieux d'entrée, le preneur est présumé avoir reçu les locaux en bon état. À la sortie, il devra donc restituer les locaux dans cet état, sauf à démontrer qu'ils étaient dégradés à son entrée. Cette preuve est particulièrement difficile à rapporter, surtout plusieurs années après la prise de possession.
Illustration
Un preneur intègre des locaux en 2016 sans état des lieux d'entrée. En 2025, à la sortie, le bailleur réclame la remise en état complète des peintures et du carrelage. Le preneur ne peut pas démontrer que ces éléments étaient déjà dégradés à son entrée. Présumé avoir reçu les locaux en bon état, il doit les restituer dans le même état - et supportera le coût de travaux dont il n'est peut-être pas responsable.
V. Les enjeux spécifiques en cas de cession du droit au bail ou du fonds
A. La transmission des obligations au cessionnaire
La Cour de cassation a posé le principe que « les cessions successives d'un bail commercial opèrent transmission des obligations en découlant au dernier titulaire du contrat qui devient débiteur envers le bailleur des dégradations causées par ses prédécesseurs » (Cass. 3e civ., 9 juill. 2003, n° 02-11.794.).
Cette jurisprudence conduit à une situation potentiellement injuste pour le cessionnaire, qui pourrait se voir tenu de dégradations auxquelles il est étranger. C'est précisément pour cette raison que l'obligation d'état des lieux en cas de cession prend tout son sens : l'état des lieux établi à la date de la mutation permettra de fixer le point de départ des obligations du nouveau preneur.
B. La question de la base d'appréciation de l'obligation du cessionnaire
La question se pose désormais de savoir si l'obligation du cessionnaire doit être appréciée en fonction de l'état des locaux lors de la conclusion du bail initial (selon la jurisprudence de 2003) ou en fonction de l'état des locaux à la date de la mutation (compte tenu de la nouvelle obligation d'état des lieux en cas de cession).
En pratique, l'établissement d'un état des lieux rigoureux à chaque mutation protégera le nouveau preneur en fixant précisément les dégradations préexistantes dont il n'est pas responsable.
VI. Les bonnes pratiques à adopter
A. Pour le bailleur
Organiser systématiquement l'état des lieux et se ménager la preuve des diligences accomplies (convocations écrites avec accusé de réception) ;
Ne pas se contenter d'un état des lieux sommaire : décrire précisément chaque élément des locaux, pièce par pièce ;
Recourir à un Commissaire de justice pour les locaux de valeur ou en cas de relation tendue avec le preneur ;
Prendre des photographies datées (via horodatage certifié ou constat de commissaire de justice) à chaque état des lieux ;
Conserver l'état des lieux d'entrée pour toute la durée du bail et au-delà - la prescription pour l'action en responsabilité contractuelle est de cinq ans (art. 2224 du Code civil) ;
Anticiper les cessions en stipulant une clause d'information préalable afin d'organiser l'état des lieux à la date exacte de la prise de possession par le cessionnaire.
B. Pour le preneur
Refuser de prendre possession des locaux sans état des lieux d'entrée : en l'absence de cet acte, la présomption de l'article 1731 du Code civil joue contre vous ;
Mentionner exhaustivement toutes les dégradations préexistantes, même mineures - une réserve non mentionnée sera réputée inexistante ;
Faire signer l'état des lieux par le bailleur ou son mandataire et en conserver un exemplaire ;
Prendre des photographies datées jointes à l'état des lieux ;
En cas de désaccord sur l'état des lieux de sortie, contester immédiatement par écrit et solliciter un Commissaire de justice sans délai.
Conclusion
L'état des lieux en bail commercial est passé, grâce à la loi Pinel du 18 juin 2014, du stade de la bonne pratique à celui de l'obligation légale d'ordre public. L'article L. 145-40-1 du Code de commerce en définit les conditions, le périmètre et les sanctions, désormais incontournables.
Son champ d'application s'étend au-delà de la simple conclusion du bail initial pour couvrir les cessions et mutations de fonds, posant des questions nouvelles sur l'articulation avec la jurisprudence relative à la transmission des obligations du preneur. En cas de renouvellement, la prudence commande d'établir un état des lieux, même si la loi ne l'impose pas expressément.
Face à la complexité de ces règles et à leurs conséquences potentiellement lourdes en fin de bail, il est fortement recommandé de se faire assister par un avocat spécialisé en droit des baux commerciaux, tant lors de la rédaction du bail que lors de l'établissement de chaque état des lieux.